Eigentümerversammlung gut vorbereitet meistern – ein Ratgeber

Mit der nachfolgenden 3-Stufen-Planung können sich Wohnungseigentümer bestens vorbereiten.

Wohnungseigentümerversammlungen funktionieren im Grunde wie ein Parlament. Die Wohnungsbesitzer debattieren und entscheiden, was in ihrer Anlage als nächstes passiert. Mindestens einmal im Jahr kommen die Eigentümer zusammen.

Bald beginnt die Saison der Wohnungseigentümerversammlungen. Auf den jährlichen Sitzungen bestimmt die Gemeinschaft der Wohnungsbesitzer, was wie in den Erhalt ihrer Immobilie investiert wird. Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG bzw. WoEigG) legt fest, dass die Versammlung sich mindestens einmal im Jahr trifft. Mit einem Drei-Stufen-Plan können sich Eigentümer für diese Treffen gut vorbereiten.

Stufe 1: Planen, lesen und überlegen
Eigentümer erfahren den Termin der Veranstaltung aus der Einladung. Die verschickt der Verwalter. Er legt auch das Datum fest. Für die Uhrzeit existieren rechtliche Vorgaben. Demnach darf es frühestens um 15 Uhr losgehen, damit arbeitende und von auswärts kommende Eigentümer teilnehmen können. Ferienzeiten sind nicht erlaubt.

Bei Terminproblemen können Eigentümer als Alternative schriftlich einen Vertreter bevollmächtigen. Es sollte jemand Vertrautes sein. Damit der Vertreter bei Abstimmungen im Sinne des Eigentümers entscheidet, erläutert der Dachverband deutscher Immobilienverwalter (DDIV). Manche Teilungserklärungen beschränken den Kreis auf Verwandte ersten Grades, Miteigentümer und Verwalter.

Typische Punkte der Tagesordnung sind der Rechenschaftsbericht des Verwalters, die Genehmigung der Hausgeldabrechnung, der Wirtschaftsplan fürs Folgejahr, Sanierungen und Beiratswahl. Wichtig: Die Versammlung „darf nur über Dinge abstimmen, die auf der Tagesordnung ausgewiesen sind“, sagt das WEG-Recht. Ansonsten sind Beschlüsse unwirksam.

Vor der Versammlung ist daher lesen angesagt. Und nachdenken! Wie entscheide ich mich? Für oder gegen höheres Hausgeld, für neue Fahrradständer, gegen Ladestationen für E-Autos? Wohnungsbesitzer können eigene Anliegen auf die Tagesordnung bringen. Diese müssen klar formuliert sein, damit Eigentümer sich vorbereiten können, entschied der Bundesgerichtshof (BGH) (Az.: V ZR 96/10).

Stufe 2: Lage peilen und entscheiden
Auf den Versammlungen menschelt es. Neuen Wohnungsbesitzern rät das Bündnis für Wohneigentum, „sich zu verhalten wie im neuen Job: nicht alles sofort umkrempeln, nicht auftrumpfen, sondern beobachten, wie es läuft“. So lässt sich am einfachsten und schnellsten herausfinden, wer auf einer Linie liegt und mit wem Allianzen möglich sind, um eigene Anliegen durchzusetzen und potenzielle Vertreter auszugucken. Hilfreich ist es auch, Kontakte zu anderen Eigentümern schon im Vorfeld zu knüpfen. Alteigentümer besitzen einen Wissensvorsprung. Den gleichen Anfänger aus, indem sie „mindestens von drei vorhergehenden Versammlungen die Protokolle vom Verwalter anfordern“. Sie sollten außerdem die Teilungserklärung und die Beschlusssammlung dabei haben. In die eine wird bei Streitigkeiten geguckt, Die andere dient der Kontrolle, ob der Verwalter die Beschlüsse der Eigentümer umsetzt.

Zu Beginn der Versammlung stellt der Verwalter die Beschlussfähigkeit fest. Das Quorum ist in der Teilungserklärung geregelt. In manchen Anlagen hat jeder Eigentümer unabhängig von der Zahl seiner Wohnungen eine Stimme. Die Mehrheit der Anwesenden zählt – auch bei Beschlüssen. In anderen Anlagen heißt die Stellgröße Miteigentumsanteil.

Beschlussfähig ist die Versammlung, sobald die Mehrheit der Anteile vertreten ist. Diese kann in der Hand eines einzigen Wohnungsbesitzers liegen. Fehlen diese Anteile, geht der Rest der Eigentümer unverrichteter Dinge nach Hause.

Die Beschlüsse binden jeden Eigentümer. Unabhängig davon, ob er an der Versammlung teilnahm oder nicht.

Der Verwalter protokolliert die Sitzung. Teilnehmer dürfen eigene Notizen anfertigen. Mitschnitte per Handy und anderen Aufzeichnungsgeräten sind nicht erlaubt. Heimlich gemachte Ton- oder sogar Videoaufnahmen sind eine Straftat. Weil das Treffen nicht öffentlich ist, bleiben Kinder, Freunde, Verwandte und Berater wie Anwälte und Architekten in der Regel draußen.

Stufe 3: Prüfen, protestieren und zurücklehnen
Nach der Sitzung fertig der Verwalter das Protokoll an. Bei Fehlern bitten Eigentümer den Verwalter um Korrektur. Wer Beschlüsse anfechten will, hat einen Monat Zeit. Die Frist läuft vom Tag der Versammlung an, nicht ab Erhalt des Protokolls. Ein weiterer Monat bleibt zum Begründen. Ohne Beanstandungen können Eigentümer auf das nächste Meeting warten.