Elektronische Lohn­steuerkarte: Darauf müssen Sie achten!

Elektronische Lohnsteuerkarte

Bis Ende 2013 hatten Arbeit­geber noch die Möglich­keit, mit der alten Lohn­steuerkarte aus Pappe oder einer Ersatzbescheinigung vom Finanz­amt die Lohn­abrechnung abzu­wickeln. Ab Januar 2014 sind nun grund­sätzlich alle verpflichtet, die Lohn­abrech­nung elektronisch zu erledigen. Die Steuerkarte gehört damit der Vergangenheit an. Die Steuer­experten von Finanztest beant­worten die wichtigsten Fragen zur elektronischen Abrechnung.

Die neue Elstam-Daten­bank

Ist die elektronische Lohn­abrechnung nicht komplizierter – wo liegt der Unterschied zur alten Steuerkarte?

Das neue Verfahren ist insofern einfacher, als Sie sich nicht mehr jedes Jahr um Ihre Steuerkarte kümmern müssen. Die Daten, die früher auf der Vorderseite Ihrer Lohn­steuerkarte zu finden waren, sind jetzt in der Daten­bank Elstam des Bundes­zentral­amts für Steuern gespeichert. Elstam steht für „Elektronische Lohn­steuer-Abzugs­merkmale“. Dazu zählen:

• Steuerklasse
• Faktor (bei Steuerklasse IV)
• Religions­zugehörig­keit
• Zahl der Kinder­frei­beträge
• Behindertenpausch­beträge
• Hinterbliebenenpausch­beträge und
• Lohn­steuerfrei­beträge beispiels­weise für Werbungs­kosten, Sonder­ausgaben und außergewöhnliche Belastungen.

Bis Ende 2013 hatten Arbeit­geber noch die Möglich­keit, mit der alten Lohn­steuerkarte aus Pappe oder einer Ersatzbescheinigung vom Finanz­amt die Lohn­abrechnung abzu­wickeln. Ab Januar 2014 sind grund­sätzlich alle verpflichtet, die Lohn­abrechnung elektronisch zu erledigen.

Wie kann ich fest­stellen, ob die gespeicherten Daten richtig sind?

Stimmt Ihr Netto­gehalt am Ende des Monats nicht, werfen Sie als Erstes einen Blick auf den Gehalts­zettel. Hier finden Sie die Angaben aus Elstam, mit denen Ihr Arbeit­geber rechnet. Ob die für Sie gespeicherten Daten korrekt sind, können Sie auch bei Ihrem Finanz­amt abfragen oder im Elster-Onlineportal prüfen (www.elsteronline.de). Für den Abruf benötigen Sie ein elektronisches Zertifikat, das Sie auch im Onlineportal beantragen können.

Persönliche Daten ändern

Wie und wo kann ich die Daten ändern, die nicht stimmen?

Für einige Daten sind die Meldeämter zuständig, für andere die Finanz­ämter. Gibt es zum Beispiel Unstimmig­keiten bei der Zahl Ihrer Kinder oder Ihrer Religions­zugehörig­keit, müssen Sie sich an das Meldeamt wenden. Das Amt erfasst eine Geburt oder Adoption genauso wie eine Heirat, einen Todes­fall, den Kirchen­eintritt oder -austritt.

Heiraten Sie, gibt die Meldebehörde das an Elstam weiter. Nach der Heirat ändert sich so auch Ihre Steuerklasse auto­matisch von I in IV. Für einge­tragene Lebens­partner gilt das noch nicht. Sie müssen das beim Finanz­amt beantragen.

Sind andere Daten falsch, können Sie das vom Finanz­amt ändern lassen. Sie stellen zum Beispiel dafür einen „Antrag auf Korrektur der Elstam“. Die Formulare erhalten Sie beim Finanz­amt oder im Internet (www.formulare-bfinv.de unter Formularcenter -> Formulare A-Z -> Lohn­steuer). Sie selbst können in der Daten­bank nichts ändern.

Welche Frei­beträge muss ich neu beantragen, welche bleiben erhalten?

Nicht alle Ihre Lohn­steuerfrei­beträge werden über­nommen, wenn Ihr Chef von der Papierkarte auf Elstam umstellt. Neu beantragen müssen Sie Frei­beträge für Werbungs­kosten von mehr als 1 000 Euro im Jahr sowie solche für Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen. Das tun Sie beim Finanz­amt mit dem „Antrag auf Lohn­steuer-Ermäßigung“. Eltern von voll­jährigen Kindern müssen den „Vereinfachten Antrag auf Lohn­steuer-Ermäßigung“ ausfüllen, wenn das Kind noch in der Ausbildung ist.

Erhalten bleiben die Frei­beträge für Hinterbliebene, Behinderte und Kinder unter 18 Jahren.

Wie lange dauert es, bis eine Änderung der Daten wirk­sam wird?

Das elektronische Verfahren kann in manchen Fällen länger dauern als vorher. Ändert sich Ihre Steuerklasse oder ein Frei­betrag, so erscheint das meist mehrere Wochen nach Ihrem Antrag auf Ihrem Lohn­zettel.

Jetzt werden zunächst die Daten in Elstam einge­arbeitet. Dann geht ein Hinweis an den Arbeit­geber, der die Änderung von Elstam abrufen muss. Erst dann, bei der nächsten Lohn­abrechnung, finden Sie die Korrektur auf dem Gehalts­zettel.

Unnötigen Steuer­abzug vermeiden

Ich habe kürzlich einen Neben­job aufgenommen, habe jetzt aber weniger Netto am Ende des Monats. Warum?

Wenn Sie mehrere Jobs haben, müssen Sie sich entscheiden, welcher davon als Haupt- und welcher als Nebenarbeitsverhältnis abge­rechnet werden soll. Haben Sie Ihrem neuen Arbeit­geber nicht gesagt, dass es sich um ein Neben­arbeits­verhältnis handelt, kann es passieren, dass dieses in der Daten­bank auto­matisch als Hauptarbeitsverhältnis einge­stuft wird. Die Folge ist ein falscher Steuer­abzug auf dem Lohn­zettel von Ihrem Hauptarbeit­geber, weil Sie nun falsch in Lohn­steuerklasse VI statt wie bisher in Klasse I einge­stuft sind.

In Steuerklasse VI sind Steuerbelastungen besonders hoch, weil kaum Frei­beträge berück­sichtigt werden. Sie gilt meist für Neben­tätig­keiten mit geringerem Lohn.

Damit es nicht zu einem unnötigen Steuer­abzug kommt, müssen Sie bei der Aufnahme einer neuen Arbeit dem Arbeit­geber mitteilen, um welche Art von Arbeits­verhältnis es sich handelt.

Wer kann meine Daten einsehen und inwieweit habe ich selbst Einfluss darauf, wer sie sieht?

Für die Lohn­abrechnung ruft Ihr Arbeit­geber Ihre Daten aus der Elstam-Daten­bank ab. Haben Sie mehrere Jobs, rufen auch die Nebenarbeit­geber die Daten ab. Diese haben jedoch nur eine Teilberechtigung für den Abruf. Relevant für die Abrechnung der Nebenarbeitgeber sind die Steuerklasse VI, Merkmale zum Kirchen­steuer­abzug und eventuell ein Frei­betrag, wenn im Hauptarbeitsverhältnis keine Lohnsteuer anfällt.

Soll der Chef Einzel­heiten aus Ihrem Privatleben nicht erfahren, können Sie Daten voll­ständig oder teil­weise sperren lassen. So können Sie zum Beispiel verbergen, wie viele Kinder Sie haben oder dass Sie verheiratet sind. Notwendig dazu ist ein „Antrag zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen“ bei dem Finanz­amt.

Kann es bei häufigem Jobwechsel Schwierig­keiten geben?

In der Regel läuft der Arbeit­geber­wechsel problemlos. Wichtig ist, dass Ihr alter Chef Sie abmeldet, damit der neue Arbeit­geber Sie anmelden kann. Schwierig­keiten kann es geben, wenn sich die An- und Abmeldung zeitlich überschneiden.

Lässt Ihr alter Arbeit­geber sich mit der Abmeldung zu viel Zeit, haben Sie auch die Möglich­keit, ihn beim Finanz­amt für die Elstam-Datenbank sperren zu lassen und nur Ihrem neuen Arbeit­geber die Berechtigung zum Abruf Ihrer Lohnsteuer­daten zu geben.

Steueridentifikations­nummer anfordern

Was muss ich beachten, wenn ich
einen neuen Job beginne?

Ihr Arbeit­geber braucht keine Papier­bescheinigung mehr, sondern Ihr Geburts­datum und Ihre Steueridentifikationsnummer. Wichtig ist auch die Angabe, ob es sich um ein Haupt- oder ein Neben­arbeits­verhältnis handelt. Die Steueridentifikations­nummer hat Ihnen das Bundes­zentral­amt für Steuern geschickt, sie steht auch auf dem letzten Steuer­bescheid. Sie können die Nummer im Internet neu anfordern (www.identifikationsmerkmal.de). Das Bundes­zentral­amt schickt Sie Ihnen darauf­hin per Post zu.

In welchen Fällen muss ich die Steuerklasse ändern lassen?

Wie in Zeiten der Lohn­steuerkarte auf Papier müssen Sie auch für die elektronische Lohn­abrechnung eine Steuerklasse ändern lassen, wenn:

• der Entlastungs­betrag von 1.308 Euro für Allein­erziehende wegfällt, weil Sie mit einem Partner zusammenziehen oder das Kind auszieht
• Sie und Ihr Ehepartner sich im Jahr 2013 getrennt haben. Sie müssen die Steuerklasse wechseln, entweder von der III in die I oder in die II für Allein­erziehende
• Sie und Ihr Ehepartner sich für die Steuerklassen IV/IV mit Faktor entschieden haben. Diese Variante müssen Sie jedes Jahr neu beantragen.

Neu ist seit 2013, dass für einge­tragene Lebens­partner nach einem Urteil des Bundes­verfassungs­gerichts dieselben Regeln gelten wie für Ehepartner (Az. 2 BvR 909/06). Die Lebens­partner können seither auf Antrag beim Finanz­amt ihre Steuerklasse von der I in die IV mit und ohne Faktor oder in III und V bei unterschiedlichen Einkommen ändern.

Stand: 03.01.2014

Ein Beitrag / Verbrauchertipp unserer/s Leserin/s Siglinde Brausch aus München in Bayern.

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